E-mailmarketing

Deze aanbevelingen zijn bedoeld voor alle klanten van Studio Monelli waarvoor wij een e-mail nieuwsbriefsysteem hebben gebouwd, zie studiomonelli.com/start. Overigens ook als zij het beheer uitbesteden aan een expert.

Er komt heel wat kijken bij het versturen van een succesvolle e-mail nieuwsbrief in tijden, waarin mensen eigenlijk al veel teveel e-mails ontvangen. In dit document staan daarom diverse aanbevelingen om ervoor te zorgen dat:

  1. Zoveel mogelijk mensen uw e-mail daadwerkelijk openen in plaats van direct ongelezen verwijderen.
  2. Zoveel mogelijk mensen in uw e-mail doorklikken op een link naar uw website.
  3. Zo weinig mogelijk mensen zich uitschrijven van uw mailing lijst.

Als u zich aan de regels houdt is e-Mail Marketing een zeer effectieve en betaalbare manier van marketing. Maar er kleven ook een aantal onvermijdelijke risico’s aan. Hieronder leest u aanbevelingen om die zo klein mogelijk te houden.

Als u de nieuwsbrieven ook zelf wilt versturen in plaats van dit aan een expert uit te besteden, dan is het aanbevolen om een cursus e-mail marketing te doorlopen en ook alle documentatie van Acymailing zeer goed te bestuderen: http://www.acyba.com/

Houdt u er a.u.b. rekening mee dat de wetgeving en technologie razendsnel verandert en dat deze handleiding dus ook snel verouderd. Het is dus niet de bedoeling dat u dit document opslaat of uitprint en bewaart. In plaats daarvan download u altijd eerst de laatste versie van deze handleiding, voordat u aan de slag gaat met uw e-mail marketing systeem op.

Testen

Het is een onmogelijke taak om uw nieuwsbrieven er op alle verschillende apparaten, besturingssystemen, browsers, e-mailclients, scherminstellingen, e.d. perfect uit te laten zien, ook al is het natuurlijk wel de uitdaging om een optimaal resultaat te behalen. Voor een maximaal resultaat wordt aangeraden om elke nieuwsbrief voor het versturen te testen, gebruikmakend van een “HTML e-Mail Testing service” zoals litmus.com en een uitgebreide “test mailinglijst” of stuurt u direct na het versturen van de nieuwsbrief aan de test e-mailing lijst zelf een email met een aantal vragen, zodat testers ook op de juiste manier gaan reageren.

Graag willen wij u vragen of u ons wilt helpen met het testen of:

  • de nieuwsbrief er in de verschillende e-mailprogramma’s, op verschillende apparaten en met verschillende schermresoluties er goed uitziet,
  • het proces van uitschrijven/inschrijven goed werkt,
  • de “view online” , “lees verder” en alle andere links goed werken,
  • de nieuwsbrief in de inbox ontvangen wordt en niet in de ongewenste email box,
  • de landingspagina’s met meer informatie op de website ook in orde zijn.

Indien u bijzonderheden ziet, laat dat dan even aan ons weten. Vermeld altijd zo veel mogelijk informatie erbij, zoals welk apparaat, besturingssysteem, e-mailprogramma en de versies die u gebruikt. Maak indien mogelijk een “schermafdruk” door op de knop “print screen” te drukken, een e-mail te openen en de schermafdruk in de e-mail te “plakken”. Alleen dan kunnen wij namelijk precies zien wat u ziet op uw scherm en kunnen we het oplossen.”

Domeinreputatie

Internet service providers, zoals Hotmail, Gmail, Yahoo, e.d. bepalen uw “IP- of domein reputatie” en filteren op basis daarvan, alle e-mails die van uw domein afkomstig zijn. Door het versturen van nieuwsbrieven loopt u de kans dat uw “reputatie” verslechtert en uw domein of IP adres op diverse blacklists terechtkomt. Ook al volgt u alle onderstaande aanbevelingen op en houdt u zich keurig aan de regels, dan is het nog niet helemaal te voorkomen dat b.v. ontvangers (onterecht) een spamklacht indienen en/of dat ontvangers in hun e-mailprogramma uw e-mailadres (of domein) aanmerken als spam of ongewenste e-mail. Daardoor kan het e-mailadres van uw nieuwsbrief en in het ergste geval alle e-mailadressen van uw domein automatisch in spamfolders belanden of geblokkeerd worden. Door het versturen van nieuwsbrieven neemt u bewust dit risico. Alle werkzaamheden om dit soort problematiek te verhelpen, zijn van elke opdracht of offerte uitgesloten en worden als extra werk beschouwd en gefactureerd.

Het volgende wordt aanbevolen om het risico te beperken dat uw “IP- of domein reputatie” verslechtert:

  1. Verwerk de “bounce messages” in de mailboxen van uw nieuwsbrief (automatisch of handmatig). Abonnees kunnen zich op 4 manieren “uitschrijven” van de mailinglijst: Abonnees kunnen zich op 4 manieren “uitschrijven” van de mailinglijst:
    1. Abonnees klikken op de link “uitschrijven” onderaan de nieuwsbrief. Abonnees worden dan automatisch uitgeschreven en blijven als “afgemeld” in de lijst staan. U krijgt van Acymailing een systeembericht als mensen zich in of uitschrijven. Met die berichten hoeft u niets te doen.
    2. Abonnees beantwoorden de nieuwsbrief d.m.v. een reply aan [email protected] met een handmatig geschreven berichtje of je ze wilt verwijderen uit de lijst. Die e-mailadressen moeten ook handmatig op “afgemeld” worden gezet in de lijst.
    3. Abonnees wijzigen / beëindigen hun eigen e-mailadres. In dat geval krijgt u een automatisch systeem bericht terug met als onderwerp iets als “undelivered mail” of “e-mail kan niet worden bezorgd”. Het is belangrijk dat ook deze e-mailadressen handmatig in de lijst op “afgemeld” gezet worden. Soms stellen mensen ook een “Out of office“ bericht in. Ook deze moet u goed in de gaten houden want vaak staat er in dat iemand een nieuw e-mailadres heeft.
    4. Abonnees klikken op een knop “dit is spam / ongewenste e-mail” in hun e-mail client of rapporteren de e-mail als spam. In dat geval krijgen jullie hooguit een bericht van de ISP of een “anti-spamorganisatie”, vaak aan [email protected] of [email protected] Mocht dit ooit voorkomen, dan is het heel belangrijk dat die e-mailadressen handmatig in de lijst op “uitgeschreven” gezet worden. Ook moet er op onterechte “spamklachten” gereageerd worden om te voorkomen dat uw domein verdere reputatieschade oploopt.
    Als u een externe mailserver gebruikt kunt u vaak ook bounced e-mail adressen exporteren, waarmee u uw lijst kunt opschonen. Let op: Verwijder abonnees die zich hebben uitgeschreven nooit uit de lijst, maar zet ze op “afgemeld/unsubscribed” en laat ze zo in de lijst staan. Als er in de toekomst namelijk nog eens een nieuw bestand met e-mailadressen geïmporteerd wordt en die eerder uitgeschreven e-mailadressen staan ook weer in dat nieuwe bestand, dan moet worden voorkomen dat ze wederom in uw mailinglijst worden geïmporteerd. Dit kan door de uitgeschreven adressen als uitgeschreven in de lijst te laten staan en bij het importeren te kiezen voor “bestaande gegevens niet overschrijven”. E-Mailadressen kunnen namelijk nooit dubbel in de mailinglijst terecht komen.
  2. Neem alleen e-mailadressen in de mailinglijst op, waarvoor toestemming is gegeven door de abonnee door middel van het “double-opt-in” aanmeldingssysteem op uw website. Controleer voor het versturen van elke nieuwsbrief of alle nieuwe inschrijvingen zijn bevestigd doordat de abonnee op de link heeft geklikt in de verificatie e-mail en neem contact op met de inschrijvingen die nog niet bevestigd zijn.
  3. Als klanten zich schriftelijk (b.v. met een papieren aanmeldformulier of –kaart) hebben aangemeld voor uw nieuwsbrief en u geeft die adressen door aan de beheerder van uw mailingsysteem om in de mailinglijst te importeren, vermeldt u er dan altijd bij dat van die adressen bestaande gegevens moeten worden bijgewerkt/overschreven. Daarmee voorkomt u namelijk dat die adressen niet toegevoegd worden als het adres al in de mailinglijst staat als “niet bevestigd” of “unsubscribed”. Normaal gesproken worden adressen die al in de mailinglijst staan namelijk niet toegevoegd of bijgewerkt. Hiermee wordt voorkomen dat er aan adressen wordt gemaild van personen die zich eerder hebben uitgeschreven van de mailinglijst. Dat kan namelijk leiden tot grote irritatie, spamklachten, blacklisting, boetes en schadeclaims. Geef in de week voor het versturen van de nieuwsbrief aan de beheerder van de mailinglijst alleen de e-mailadressen door die gewijzigd moeten worden. Doe dat a.u.b. in 1 keer in een Excelbestand met de volgende 3 kolommen.
    Subscribers Subscribers Unsubscribers
    Bestaande unsubscribed of uitgeschakelde adressen in de mailinglijst NIET bijwerken. Met schriftelijk bewijs van aanmelding, dus bestaande unsubscribed of uitgeschakelde adressen in de mailinglijst WEL bijwerken.  
         
  4. Meld een werkend e-mailadres aan waarop u spamklachten kunt ontvangen bij abuse.net en neem actie mocht er een spamklacht binnenkomen.
  5. Zorg ervoor dat de “WHOIS Contact Information” van uw domein correct en volledig is, u kunt uw hostingprovider vragen dit te controleren en in orde te maken.
  6. Gebruik geen spamachtig taalgebruik in uw nieuwsbrief of onderwerpregel.
  7. Vraag abonnees in uw nieuwsbrief om het e-mailadres van uw nieuwsbrief op hun “whitelist” te zetten in hun e-mail programma.
  8. Maak het heel makkelijk en duidelijk voor abonnees om zich uit te schrijven. Het is veel beter als abonnees zich uitschrijven via de link in uw nieuwsbrief dan dat zij op een “Dit is spam-knop” klikken. Een (of twee) duidelijke unsubscribe knoppen of links zijn daarom aanbevolen.
  9. Verstuur de nieuwsbrief altijd eerst een “spamtest service” zoals www.mail-tester.com of de in Acymailing ingebouwde spam-testfunctie en los eventuele problemen op voordat u de mailing aan uw lijst verstuurt.
  10. Test zowel voor als na het versturen van uw nieuwsbrieven regelmatig ook uw gewone e-mailadressen die u gebruikt om reguliere e-mail mee te versturen. Ga daarvoor naar www.mail-tester.com en volg de instructies op.
  11. Laat een “externe delivery service” koppelen aan uw e-mailingsysteem voor het versturen van uw nieuwsbrieven, zoals Elastic Email.

Credits kopen

Zorg altijd voor voldoende credits op uw account van Elastic Email (de externe mail server) voor een probleemloze verzending van uw nieuwsbrieven.

  1. Ga naar www.elasticemail.com
  2. Klik rechtsboven op ACCOUNT
  3. Log in met Username en password (vraag deze op bij Studio Monelli als u deze nog niet heeft.)
  4. Klik in de menubalk bovenin op GET CREDIT
  5. Selecteer het bedrag (vaak is 20 USD al voldoende) en de gewenste betaalmethode.
  6. Kies ervoor om automatisch uw credits te laten opwaarderen als het onder een bepaald minimum komt voor een probleemloze verzending.

Succesvolle nieuwsbrieven versturen die daadwerkelijk toegevoegde waarde hebben en die mensen daadwerkelijk prettig vinden om te ontvangen om te kunnen lezen. Dat is ons doel! e-Mailmarketing is een vorm van online marketing waarmee u op een zeer effectieve en betaalbare manier meer omzet kunt genereren uit uw bestaande netwerk.

Planning

Nadat u opdracht heeft gegeven gaan wij in overleg met u aan de slag. De doorlooptijd bedraagt twee weken nadat u het volgende materiaal heeft aangeleverd:
  • Teksten voor de template (sjabloon): introductietekst, tekst voor in de voet van de e-mail waaronder uw contactgegevens, e.d.
  • e-Mailadressen voor de mailinglist, die ik voor u zal importeren in de lijst
  • e-Mailadressen voor de test mailinglist (zorg voor verschillende providers zoals Gmail, Hotmail, bedrijfse-mail, e.d. die op verschillende apparaten ontvangen worden, zoals op de PC, MAC, IPhone, Blackberry, etc.)
  • Als u wilt dat uw nieuwsbrieven via een “externe delivery service” verstuurd worden (aanbevolen) wil ik u vragen om het account dat ik voor u zal aanmaken, aan te vullen en het tegoed op te waarderen. Het wordt aanbevolen om d.m.v. automatische incasso te zorgen voor voldoende tegoed op uw account voor een probleemloze verzending. Natuurlijk help ik u hier graag bij.
  • Als wij uw mailboxen niet voor u kunnen beheren in uw Siteground account moet u de volgende mailboxen aan laten maken.
    • e-Mailbox* voor het e-Mailadres dat als afzender / reply-adres voor de e-nieuwsbrieven gebruikt kan worden (standaard [email protected]). Overigens beantwoorden abonnees ook vaak aan het nieuwsbrief e-mail adres en daarom dient u de mailbox dus regelmatig te openen, zodat u kunt reageren op reacties.
    • e-Mailadres* waar bevestigingsmails naar toegestuurd moeten worden als een abonnee zich in- of uitschrijft.
    • e-Mailbox* voor [email protected] dat zal worden aangemeld bij www.abuse.net voor spamklachten.
    • e-mailbox* voor [email protected] Dit veel gebruikte adres wordt vaak gebruikt door mensen die een spamklacht willen doorgeven.
    • e-Mailbox* voor bounce messages, b.v. omdat adressen niet meer bestaan. (standaard [email protected]). En geeft u evt. ook aan naar welk e-mailadres de bounce messages doorgestuurd moeten worden.

Inbegrepen

Bij een vaste prijs hoort natuurlijk ook een afbakening. Het volgende maken wij binnen 10 uren werk voor u in orde.

Algemeen

  • Het e-mail marketingsysteem wordt gebouwd in uw bestaande website met de extensie Acymailing.

  • U kunt kiezen uit een van deze templates, die wij in uw corporate identity zullen stijlen.
  • De standaard breedte van de nieuwsbrieftemplate is 600 pixels. Wilt u dit anders dan kunt u dat vooraf aangeven.
  • Er komt een link in de nieuwsbrieven, zodat abonnees de nieuwsbrief online in hun browser kunnen bekijken.
  • In de nieuwsbrieven komt een “unsubscribe” link waarmee abonnees zich geautomatiseerd kunnen uitschrijven van de mailinglist.

Abonnees

  • Voor de oplevering wordt een onbeperkt aantal abonnees (dat u zelf aanlevert) geïmporteerd in de mailinglist.
  • U kunt later zelf ook onbeperkt abonnees invoeren.
  • Er komt een inschrijfformulier op de website, zodat bezoekers zich geautomatiseerd kunnen inschrijven van de mailinglist.
  • Er kan gebruik worden gemaakt van “E-mail validatie en bevestiging (double opt-in)”, wat inhoudt dat iemand die zich inschrijft eerst op een link in een bevestigingsemail moet klikken, om zijn aanmelding te bevestigen.
  • Er wordt 1 algemene mailinglijst en 1 testlijst aangemaakt.
  • Als een abonnee zich in-/uitschrijft wordt er een bevestigingse-mail gestuurd aan de lijstbeheerder.

Versturen

  • U kunt zelf onbeperkt nieuwsbrieven maken en versturen.
  • Om risico’s te beperken wordt als u dat wilt de nieuwsbrief verstuurd via een “externe delivery service”, zie elasticemail.com.
  • Studio Monelli configureert het account voor de juiste authenticatie van uw e-mail nieuwsbrieven als dat bij uw hostingproviders mogelijk is.

Statistieken

  • De statistieken zijn te bekijken via het beheergedeelte van uw website.

Testen

  • Studio Monelli test of de website visueel overeenkomt met het grafisch ontwerp, met behulp van de laatste versie van Google Chrome, Internet Explorer, Safari en Firefox op verschillende schermresoluties.

Support

Studio Monelli geeft u na de oplevering uitleg over het beheer via de achterkant van uw website in een sessie via telefoon of Skype.

Niet inbegrepen

Het volgende is niet inbegrepen in de opdracht, maar wel mogelijk als extra werk. Uit ervaring weten wij dat vrijwel alle opdrachtgevers tijdens het bouwen of kort daarna nieuwe ideeën krijgen of het onderhoud willen uitbesteden of daar extra begeleiding bij willen. Daarom is het verplicht om bij deze opdracht ook een 10 Urenkaart te bestellen als u dat nog niet eerder gedaan heeft.
  • Het grafische ontwerp voor de nieuwsbrief template op zowel desktop, tablets als mobile telefoons.
  • De kosten voor een volledig op maat gemaakte, responsive template.
  • De template wordt getest gebruikmakend van een “HTML e-Mail Testing Service” die de template in ruim 30 veel gebruikte e-mailclients test.

Spelregels

  • Neemt u voordat u opdracht geeft, onze spelregels goed door en laat het ons weten als u vragen heeft.

Documentatie

Prijs

€ 525,- ex. BTW bij Online betaling

€ 600,- ex. BTW bij Bankoverschrijving
Duur: 14 Dagen
Prijs: €635,00
Om jouw bezoek aan onze website nóg makkelijk en persoonlijker te maken zetten we cookies en daarmee vergelijkbare technieken in.
Meer informatie Ok